Secretariatul General este locul în care se adună cea mai mare parte a informațiilor în interiorul unei organizații de tip politic. Desigur, se pune problema unde poate fi stocată această informaţie. Multe organizaţii au optat pentru o bancă internă de date care poate fi îmbogățită de oricine, altele și-au structurat bazele de date în cadrul fiecărui departament. În amândouă cazurile, capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie criterii de bază pentru aprecierea performanţelor sistemului. Prin procesul de memorare, informaţia poate fi prelucrată sau valorificată prin consultare locală ori comunicarea solicitanților prin intermediul rețelelor de comunicaţii. Există în multe cazuri riscul de a cădea în mania documentării, ceea ce face ca supraabundența de informaţii stocate să se transforme în inamicul ei, baza de date nemaifiind utilizabilă. Problema în gestionarea informaţiei, este găsirea de soluţii pentru documentele care trebuie să rămână în uz, deoarece folosirea suportului de hîrtie, în toate fazele prin care trebuie să treacă un document, devine o activitate din ce in ce mai anevoioasă şi mai costisitoare. Mai mult, timpul necesar transmiterii informaţiei dintr-un loc în altul este un mare inconvenient la care se mai adaugă şi imposibilitatea realizării unei formatări a documentelor tradiţionale cu facilităţi grafice. O metodă eficientă ar putea fi scanarea tuturor documentelor și introducrere lor într-o bază de date electronică. Iată pe scurt care sunt funcțiile unei baze pentru gestionarea informației :
- preluarea informaţiei în sistem;
- memorarea şi regăsirea informaţiei;
- prelucrarea informaţiei;
- tipărirea sau publicarea;
- controlul şi comanda sistemului .
Cercetarea concurenței (opoziției), ocupa un domeniu distinct în cadrul tuturor formațiunilor politice, dar în final și acestei activități i se aplică aceleași reguli. Pentru supravegherea concurenței, toate sursele de informaţii, formale sau informale, sunt utile. Nici una nu este magică, nici măcar băncile de date. Unele sunt scumpe, altele sunt gratuite, preţul neavând neapărat o legătura cu pertinența informaţiei. Într-o formațiune politică ce se vrea eficientă, toată lumea trebuie să se simtă investită cu o misiune de stocare și supraveghere, dar sinteza şi decizia trebuie să aparţină liderilor.